这篇文章给出了100条建议，教你如何在打正式电话时不会无意中显得粗鲁。请注意，大多数建议都是针对更正式的情况，所以对于非正式的电话可能会有所不同。超过400页的正式和非正式电话练习材料可在//www.v2lift.com/e-books/telephoning/而且//www.v2lift.com/e-books/德赢ac米兰官方teaching-telephoning/．
让你的电话礼貌/正式的方法包括:
- 注意语调和重音，这样当你说“你好?””等
- 当你是收信人(“早上好/下午好/晚上好”)时，使用正式的开场白(“早上好。”ABC有限公司……”)，当你是打电话的人时(“早上好。我能和……讲话吗?”)
- 在接电话的时候告诉对方你是谁(“早上好。ABC有限。卡车部门。人力资源部门。我是亚历克斯·凯斯。我能帮你什么忙吗?”
- 当你接电话的时候，在电话的最后提供帮助(“早上好。ABC有限。我是亚历克斯·凯斯。我能为您效劳吗?/我能为你做什么?/我能为您做些什么?”)
- 即使你知道对方是谁，因为他们的名字出现在你的屏幕上(而不是“你好，凯斯先生。”我能帮你什么忙吗?，对于正式的电话来说，这似乎太突然了)
- 当你谈论自己的时候使用你的全名(“我是ABC有限公司的Alex Case”，“我叫Alex Case。我是ABC有限公司的。”
- 用对方的头衔和姓氏称呼他们(“早上好，凯斯先生。我能帮你什么忙吗?”)
- 当你知道对方是谁时，重复对方的名字(“早上好，凯斯先生。今天我能为您做些什么?”)
- 如果你有什么特别的事情要感谢对方(“谢谢你的留言”，“谢谢你这么快就回我电话”，等等)
- 如果你打得早，打得晚，打了很多次，在他们给你留言很久之后，在嘈杂的地方，在电话被打断之后，等等(“很抱歉又麻烦你了，但是……”，“很抱歉这么早打电话”，等等)，都要道歉。
- 在请求和某人说话时使用“may”或“could”，避免使用“you”(“could I speak to…?”，“我可以和…说话吗?”)
- 否定回答以坏消息开头(“我恐怕……”，“我很抱歉，但是……”或者“不幸的是……”)
- 对于否定的回答，要给出详细的理由(“恐怕他整个星期都在国外出差”)
- 使用“当然”或者“当然”来肯定地回答请求(“当然。他有你的号码吗?”)
- 用“Yes, please”来表示对提议的积极回应(“Yes, please。你能告诉他我…吗?“等)
- 使用“不，…，谢谢”来否定别人的提议(“不，没关系，谢谢。”我过会儿再打给你”，“不，现在就这些了，谢谢”等等)
- 温柔地回答:“她有你的电话号码吗?”比如“我想是的，但我要不要给你，以防万一?”和“我很确定她喜欢。”
- 如果你不想留言，说明一个理由(“不，没关系，谢谢。我过会儿再打吧。”“事实上，事情很紧急。还有谁能帮我吗?“等)
- 主要用“Just a moment”让别人稍等
- 如果你要按“稍等”键，就说“请稍等”或“我让您稍等”(这样打电话的人可能会听到音乐)
- 用对方的名字来检查对方是否还在(“琼斯先生?”)
- 如果对方在等待之后要说话(例如口述一条信息)，说“(好的)”。请继续。”
- 如果对方等了很长时间，就说“不好意思让你久等了”或“不好意思让你久等了”
- 如果你需要检查某事，就道歉(“对不起，我不能很好地抓住…”，等等)。
- 使用请求语言来检查/澄清问题(“对不起，你能拼一下你的姓吗?”)
- 用“一点点”和“只是”这样的语言让请求看起来很小(“对不起，你能再说一遍吗?、“对不起，你能把最后一部分再说一遍吗?”“等)
- 回复“我能回头看看吗?”/“我能再读一遍吗?”(当然)。请继续。”
- 用“actually”来纠正错误(“actually, it 's K, not C”，等等)
- 使用间接问题/嵌入问题来询问信息(“Could I ask wh…?”，“I 'd like to know if…”，等等)
- 对于特殊的要求，比如询问某人的手机号码，使用更礼貌的语言，比如“Could I possibly…?”
- 使用坏消息语言来报告问题和抱怨(“不幸的是，…似乎不工作”，等等)
- 用礼貌的长词来做安排(“如果你有空”，“如果你方便的话”，等等)
- 通过检查他们是否已经完成(“我还能帮你做些什么吗?”，“还有什么我能帮你的吗?”“等)
- 通过给出结束的理由(“好了，我想现在就到这里了，谢谢”等)，让结尾更流畅、更长。
- 使用过渡短语在通话的不同部分之间转换(“嗯，……”，“所以，……”，“好的，……”，等等)
- 在留言结束时，让他们放心，他们留下的信息一定会给正确的人(“我会确保她收到你的信息”，“我会把你的信息转给他。”我相信他很快就会回复你的。”)
- 在长时间的讨论结束时，对这次谈话说点好话，给出结束的理由，并提到未来的联系(“嗯，这很有用，但我十分钟后有个会议，所以我今天晚些时候会给你发邮件了解更多细节”，等等)
- 当他们检查你是否完成时，如果你还没有完成，用“actually”或者道歉(“实际上，还有一件事”，“不好意思，在你走之前，我能再检查一下吗?”)
- 如果他们需要的话，提供更多的帮助(“如果你需要进一步的信息，请不要犹豫再打电话”，等等)
- 积极地提及任何未来的联系(“我期待你的电子邮件”，“我期待很快再次与你做生意”，等等)
- 在电话结束时感谢对方(“谢谢你的来电”，“谢谢你的帮助”，“再次感谢你让我们知道”，“谢谢你的理解”，等等)
- 如果没有什么需要感谢的，再一次道歉(“我很抱歉，我不能帮你更多的忙”，“再次，请接受我们对造成的任何不便的道歉”，等等)
- 当他们完全不能帮你的时候，用“无论如何谢谢”来结束一个非常简短的电话(“我真的很抱歉。我们现在不卖那种产品了。”“哦，好吧。没有问题。谢谢”)
- 以“再见”结尾
在商务电话中为了保持礼貌而不能做的事情包括:
- 不要接电话说“什么事?”
- 不要只说你的名字就接电话
- 不要用其他语言翻译过来的话来接电话，比如“跟我说话”
- 不要用“喂?”(用于接听家里的电话)
- 不要直呼对方的名字(就像你在随便打电话时那样，所以不要说“Hi Alex”，也不要说“Good morning Alex Case X”)
- 不要用对方的名字来接电话(比如你可以这样说:“嗨，约翰，最近怎么样?”如果他们的名字出现在你的屏幕上，这是一个友好的情况)，除非这是一个预定的电话会议或另一个电话后不久
- 不要只说自己的姓(所以不要说“早上好”。ABC有限。情况下说话。我能帮你什么忙吗?”X)
- 当你谈论自己的时候不要使用你的头衔(所以不是“这是Case X先生”或“这是Alex Case X先生”)
- 在你需要知道他们的名字之前，不要问他们的名字，更不要马上问(所以不是“早上好”。ABC有限。我是亚历克斯·凯斯。请问您是哪位?”X)
- 不要在他们可能不需要的时候告诉他们你的名字(因为他们可能会在稍后让你重复的时候感到尴尬，所以不要说“早上好”。我叫艾利克斯·凯斯。我想问一下去……的火车时间。”
- 不要直接问对方的名字(不要问“你是谁?”X:“你叫什么名字?”、“你是约翰吗?”“等)
- 如果没有特别需要，不要含糊地感谢来电者(所以不要说“早上好，史密斯先生。”感谢您的来电“X”或“感谢您一直以来的支持”
- 在正式场合不要问随意的闲聊问题(所以不要问“How 's it going?”、“你好吗?”，等等，就像你对朋友一样)
- 通常在正式的电话中不要问任何寒暄的问题
- 不要对你不知道是否真实的事情做出不真诚的道歉(所以不要说“抱歉打扰你”，“抱歉打扰你”等等)
- 不要用更随意的“ring”来代替“call”(所以不是“I 'm ringing about…”)
- 不要经常使用强硬的短语来要求和某人说话(所以不要说“我需要和…谈谈”等等，除非这是真的)
- 不要用非正式的询问来和某人交谈，比如“艾利克斯在吗?”
- 不要使用像“Just a second”，“Just a mo”或“Just a sec”这样的非正式短语来要求别人等待。
- 不要用诸如“请等一下”X或“给我一点时间”之类的命令来要求别人等待。
- 不要用“Please hold on”来表示“请等一下”(因为“hold on”是一个动词短语，通常是随意的，它的意思是“等一下”。)
- 不要说“你好?”(喂?)，这是在你让别人等着之后
- 如果不是很长时间，不要说“对不起，让你等了这么久”(这样如果他们真的要等这么长时间，就不会说更极端的话了)
- 不要直接问电话的目的，比如“这是关于什么的?”X和“你为什么打电话来?”X
- 如果你真的不需要知道打电话的原因，就不要问(因为他们可能会认为你在检查他们是否足够重要)
- 不要给出含糊不清的理由，比如“他没空”X或者“他不在”X(因为这听起来像是你懒得解释，甚至像是一个谎言)
- 不要用“want to”表示邀请(不要用“Do you want to leave a message?”“等)
- 不要用“want to”来表达请求(不要用“I want to speak to…”等)
- 在传递信息时不要使用祈使句(所以不要用“请告诉他…”X)
- 不要在信息中使用“tell him to”(意思是“命令他去……”/“命令他去……”)
- 不要在检查/澄清问题时使用祈使句(所以不要用“Please repeat…”X)
- 不要随意地要求对方重复“再说一遍”之类的短语
- 不要直接用否定的答案来纠正别人(不要说“不，那是错的。应该是……”等等)
- 不要说“我明白了”的意思是“好的，现在明白了，谢谢”(因为如果你不小心语调，“我明白了”听起来会让人觉得你不开心)
- 不要问“你明白吗?”来检查他们是否听懂了你说的话(因为这听起来像是你在检查他们是否足够聪明，或者你是一个愤怒的老师在解释惩罚)
- 当别人说话时，不要沉默地听
- 当别人说话的时候，不要一遍又一遍地使用同样的积极倾听的声音或短语(所以不是“是的。是的。是的。是的。或者“当然。”当然。当然。当然”，因为听起来你并没有真正在听)
- 当你说“真的吗?”、“哦不”、“真有趣”等等
- 在正式场合，不要用“Sure”来表示肯定的回答
- 不要在电话正文中使用“请+动词”(=请+祈使句)(所以不是“请发送我…”等)
- 不要突然结束，比如直接从电话正文开始说“谢谢你的电话”。
- 不要给出非常笼统的结束电话的理由，比如“嗯，我有事情要做”X，“所以，我很忙”X或“嗯，我得走了”
- 不要只为了一个理由就结束一个长时间的电话(没有说一些关于电话的好话)
- 不要在过渡时用“Anyway”而不是“Well…”等(因为这样听起来就像是你认为对方跑题了或说得太久了)
- 不要随意检查他们是否完成了一些短语，比如“就这些了吗?”、“是这样吗?”、“还有别的吗?”
- 不要随意地说你已经完成了，比如“(不)就这样”
- 不要听起来对帮助别人没有热情(不要问“我还能帮你什么吗?”“等)
- 不要等着对方说“我还能为你做些什么吗?”如果你知道你已经完成了
- 不要回答“我能为你做点什么吗?”，只说“是的，我……”或“不是”。
- 当别人给了你很多帮助时，不要只说“谢谢”
- 如果打电话的人帮助了接电话的人，不要只说“谢谢你的电话”
- 如果他们根本帮不上忙，就不要说“谢谢你的帮助”
- 不要以“提前谢谢你”结尾(因为这听起来像是在说“别忘了!”)
- 不要在电话结束时说“谢谢你的合作”
- 当你可以回应他们的时候，不要用“You 're welcome”之类的话
- 不要以“拜拜”结束
超过400页的正式和非正式电话练习材料可在//www.v2lift.com/e-books/telephoning/而且//www.v2lift.com/e-books/德赢ac米兰官方teaching-telephoning/．