正式信函的格式

下面所示的书信写作格式示例向您展示了正式信函或商务信函的大致大纲。关于正式信函各部分的进一步信息可以在图片后面找到。

在英语中，当格式化正式或商务信函时，应该使用一些公函格式约定。此外，你要尽量写得简单明了，不要把信写得太长。记住不要使用非正式的语言，比如缩写。

回信地址应该写在正式信件的右上角。这通常是你的地址，但也可能是任何其他的地址，应该发送回复。

加上收信人的地址。收信人的地址应该写在左边，通常是从你的地址下面开始。如果你打算打印和邮寄信件使用有窗口的信封，确保你的地址与透明的塑料窗口对齐。

不同的人把日期写在这一页的不同侧面。你可以把它写在收信人地址后的右边或左边。把月份写成一个单词。

写正式英文信的窍门是用正确的方式问候收信人。这被称为称呼．如果你知道收信人的名字，那么在这里用“Sir”或“Madam”，否则就写他们的全名，包括他们的头衔。记住，不要太不正式或随意。

例子:

a)如果你不知道名字对于你的收信人，使用以下形式(尽量找出收信人的名字总是明智的):

亲爱的夫人,
亲爱的先生,
尊敬的先生或女士:

b)如果你知道名字,可以使用标题(先生，夫人，小姐或女士，博士等)和姓只有。如果你写信给一个女人，不知道她是否使用夫人或小姐，你可以使用女士该项目适用于已婚和单身女性。

亲爱的,詹金斯先生,
亲爱的哈默尔女士,
亲爱的哈钦斯夫人,
亲爱的戴维斯小姐,
亲爱的格林博士,
等。

用正式的语言写你的信的主体部分。要直接，尽量简短，通常一共有三到四个段落。

第一段要简短，用来介绍你，说明写信的目的——询问、抱怨、请求等等。

信中间的段落应该包含写这封信背后的相关信息。大多数英文信件都不是很长，所以要把信息集中在要点上，以清晰、有逻辑的方式组织起来，而不是扩展得太多。

正式信函的最后一段应该说明你希望收信人采取什么行动——退款，给你发送信息等等。

正如信件的称呼有惯例一样，信件的结束语也有规则。如果你不知道收信人的名字，可以用“Yours faithfully”来结尾。如果你知道收信人的名字，就写上“Yours sincerely”。

签上你的名字，然后在你的签名下面用大写字母打印出来(或者打印出来)。如果你认为你的收信人可能不知道你是男是女，把你的头衔放在你名字后面的括号里。另外，在简历上写上你的电话号码和电子邮件地址也会很有帮助。

既然你已经完成了信的初稿，就从头到尾通读一遍，看看有没有错误语法和拼写。确保你的信读起来很好，收信人能理解你写的是什么。