写邮件清单

简介:70个问题来检验你是否写了一封完美的邮件

观众:所有

访问:公共

类别:写作

主题:一般

第一个发表:2020年12月2日

这是一个清单，你可以通过它来检查你的电子邮件是否正确，并会给人一个好的印象，包括开头和结尾，分段，标点符号，格式和形式的技巧。典型的错误后面会有一个“X”。关于电子邮件的练习，包括所有这些要点，请参见//www.v2lift.com/e-books/德赢ac米兰官方teaching-emailing/

邮件主题行核对表

主题行是否会让收件人想要打开并阅读这封邮件(通过提供足够但不太多的信息，等等)?
标题行是否避免使用“问题”这样的否定词?
主题行是在3到7个单词之间吗?

电子邮件开场白问候清单

电子邮件开始问候一个人清单

开场白的正式程度是否合适(可以从“亲爱的头衔+姓”、“亲爱的+名”、“嗨+名”等中选择)?
如果你使用了这个标题，你是否确保了它是正确的(通过谷歌检查这个名字是男性还是女性，通过检查他们在电子邮件结尾给出的标题，等等)?
如果你不确定他们的性别或他们名字的哪一部分是他们的姓，你是否只使用“亲爱的+全名”?
如果你使用了“Mrs”或“Miss”，是不是因为你确定这是他们喜欢的称呼(通过看他们的名片等)?如果没有，你用过“先生”或“女士”吗?
如果是一封发给某位学者的电子邮件，你是否使用了“博士”或“教授”，以防这是他们的真实头衔(如果不是的话，你是不是在奉承他们)?
如果你用了“亲爱的头衔+姓”，你确定你用对了他们名字的部分吗(通过检查他们的电子邮件签名中名字的哪个部分是大写的，通过谷歌他们的文化中名字的顺序，等等)?
如果你只使用他们的名字(“John，…”等)，这是在一长串电子邮件的末尾发出的一个简短的积极信息吗?如果不是，你是否使用了更友好的“Hi +名字”?
如果你用过“Hello”，它的正式程度是否完全合适(这种情况很少见)或者是“Hello again”?
如果你使用了“Dear Sir or Madam”或“Dear Sir/ Madam”，是因为你不知道他们的名字吗?
如果你使用了“致相关人士”，是不是因为你不知道谁会阅读这封邮件，有多少人会阅读，什么时候会阅读等等?
你有没有避免过像“亲爱的先生”这样带有性别歧视的开场白?
你有没有避免过像“亲爱的约翰”这样老式的开场白?
你是否避免使用对他们是谁的简单描述(“亲爱的部门经理”某某，“亲爱的我的老师”某某，等等)?
如果你在问候语开头使用了冒号(“Dear John:”)或逗号(“Dear Mr Smith，”)，那么你是否也在邮件结尾的问候语后面使用了逗号(“Yours sincerely，”)?

电子邮件打开问候多于一个人清单

如果你写信给两个人或三个人(“亲爱的简和约翰”等)，你是否列出了他们所有人的名字?
如果你给四个或更多的人写信，你是否避免列出所有人的名字?
你是否在“To: All…”、“Dear All”、“Hi everyone”、“Hi guys”、“Hi”中选择了合适的正式程度?
你有没有避免混淆不同的开场白对不止一个人(比如“亲爱的全体员工”X，“Hi all”X，等等)?
你是否曾误用或过度使用“亲爱的同事”这个词，以免邮件听起来比实际更重要或更沉重?
如果你使用了“Hi guys”或“Hi guys and girls”，你确定没有人会觉得这很烦人或政治不正确吗?

电子邮件开头行清单

你有写开场白吗?如果不是，这是在其他邮件之后的一个简短的积极回复吗?
您是否在开头问候语和开头行之间放置了空行(或缩进)?
你是否在开头写了两个句子中的一个(而不是更多)?
如果可能的话，你是否提到了你们之间的最后一次联系:“感谢你昨天关于……的邮件”，“感谢你的快速回复”，“感谢上个月我拜访你时你的款待”，“周五再次见到你很高兴”，“周五在会议上见到你很高兴”，等等?
如果你只说了“谢谢你的邮件”，你真的想不出更具体的事情来提吗?
如果合适的话，你是否在进入正题之前先说一些友好的话，比如“希望你周末过得愉快”?
如果可能的话，你是否使用了一个特定的闲聊问题，比如“你的大型演讲怎么样?”或者友好地问“How’s it going?”(而不是平淡无奇、毫无意义的问话“你好吗?”)?
如果你用过一个正式的闲聊短语，比如“I hope this email finds you well”，你确定这是合适的正式程度吗?在这样正式的场合你需要这样的短语吗?
“我写信给你是关于……”、“我写信给你是关于……”、“回复:……”、“写关于……”、“关于……”等等，你是否选择了正确的正式程度?
你从“我写信给你是为了……”、“我写信给……”和“写信给……”中选择了合适的正式程度吗?
你是否避免在开头写你的名字(不要在开头写“这是……”或“我的名字是……”，以免听起来像网络钓鱼骗局)?
你是否用了句号或问号(不是逗号或什么都没有)来结束你的开场白?
你是否在开头行和第一个主体段之间放了空行(或者缩进)?

电子邮件检查表的主体

不需要重读之前的邮件(在回答问题之前使用总结等技巧)，就能理解正文吗?
你是否使用了一个段落一个主题，一个段落一个主题?
你是否将所有段落或大部分段落都控制在五句话以内?
你是否避免了一句话的段落?
你是否在每一段的前一句之后继续下一句(没有在段落中开始新的行，所以看起来不像一个列表，一首诗或歌词)?
你是否尽可能地避开了项目符号和(特别是)数字(比如使用“我的第二个问题是……”，“你还问了……”和“转向……”这样的短语)?
你是否在这类邮件中使用了合适的整体结构(道歉，然后是理由，然后是回复投诉的后续行动;为什么你想要这份工作，为什么你适合这份工作，然后是申请工作的联系方式;等)?
你是否选择了合适的正式程度(从“请接受我们对……最诚挚的道歉”，“我想为……道歉”，“我对……感到抱歉”，“对……非常抱歉”，等等)来匹配当时的情况和电子邮件的打开和结束?
你有没有避免混淆请求(“你能不能……?”等等)和命令/指示/命令(“请+动词”，“I 'd like you to…”，“Would you…?”“等)?
你是否给出了明确的截止日期并给出了理由(“我真的需要在周六之前完成，因为……”等等，而不仅仅是“尽快”)?
你有没有给出具体的理由(比如拒绝邀请、回应投诉等等)?
你是否在主体段落之间放了空行(或者缩进)?

结束邮件清单

电子邮件结束语清单

你是否包含了结束语?如果不是，这封邮件是在其他邮件之后的一个简短的积极回复吗?
你的结束语是一个句子还是两个句子?
如果你需要回复，你是否明确表示“I 'm looking forward to hear from you”等等?
你从“I look forward to hearing from you”、“I 'm looking forward to hear from you”和“looking forward to hear from you”中选择了合适的正式程度吗?
如果你使用粗鲁的短语“I 'm waiting for your reply”或“I expect to hear from you soon”，这是因为你想表现出你有多生气和不耐烦吗?
如果仅仅是“期待您的消息”对你来说太大了，你用过“提前谢谢”、“谢谢”或“干杯”(取决于正式程度)吗?
如果你写了“谢谢”等，这实际上是一个请求吗?
如果可能的话，你是否避免了礼貌但相当严肃的“提前谢谢你”，而是使用了更随意的形式，比如“Cheers”或只是“I look forward to hear from you”?
如果你使用了“Thank you for your cooperation”，它是一个命令/指示/要求(而不是请求)吗?
如果你认为交流已经结束，但礼貌地表示可以继续，你是否使用过“如果你有任何进一步的问题，请不要犹豫与我联系”，“如果你有任何更多的问题，请与我联系”，“如果你有更多的问题，请给我写信”等等?
你是否从“如果你需要任何进一步的信息，请随时与我联系”，“如果你需要任何进一步的信息，请与我联系”，“如果你需要任何更多的信息，请与我联系”和“如果你需要任何更多的信息，请告诉我”中选择了正确的正式程度?
如果可能的话，你是否使用了更具体的联系方式，比如“I 'm looking forward to meet you then”或“如果你迷路了，给我手机打个电话”?
如果你不想让他们回复，你是否已经明确表达过，但要用一些间接的表达，比如“谢谢你的耐心”、“谢谢你的理解”、“待会儿再聊”或“很抱歉我帮不了你”?
如果你用了“Take care”，是不是因为他们要去旅行或换工作之类的大事(在不太重要的情况下用“have a good…”或“Hope you…”)?
你是否用句号(没有逗号，也没有标点符号)来结束你的结束语?

电子邮件结束语检查表

你是否从“真诚的你”，“最好的问候”，“你的”，“一切顺利”，“最好的祝愿”，“非常爱你”，“XXX”等等(也许可以复制他们上次对你使用的结尾问候语)中选择了正确的正式或友好程度?
你在结尾语中用过大写字母吗(但不是两个大写字母，所以不是“Best Regards”X)?
如果你在结束问候语后加了逗号，那么你是否也在开始问候语后加了逗号或冒号呢?

你的名字在电子邮件清单的末尾